La question des déplacements, et donc de la location véhicule / du versement d’indemnités kilométriques, se pose rapidement en entreprise.
Si vous devez aller voir vos clients ou vos fournisseurs, la façon dont vous allez gérer les frais engendrés par ces déplacements est un choix qu’il faut rapidement faire.
Au départ, on utilise presque toujours sa voiture personnelle, en se versant (une fois un minimum de chiffre d’affaires généré) des indemnités kilométriques. Les IK suivent un barème bien défini : ce dernier est précisé dans le contrat de travail, sinon c’est le barème fiscal standard qui s’applique.
Mais le coût des IK pour l’entreprise peut vite devenir important. Si, pour un fondateur, le versement d’IK peut être intéressant, il l’est moins pour un salarié. On est alors tenté par le fait de louer une voiture commerciale.
Quand passer à la location véhicule ?
Un problème se pose tout de même si on approche un concessionnaire pour louer une voiture : on se voit souvent demander 3 bilans de l’entreprise pour mettre en place un contrat de location. Quand on vient de se lancer, c’est quelque chose dont on ne dispose évidemment pas. Certains sont plus souples, et peuvent faire une exception… en échange d’une caution personnelle du dirigeant.
C’est donc souvent, malheureusement, la réalité des choses qui dictera
Qu’est-ce qui est couvert par les indemnités kilométriques ?
Le versement d’indemnités kilométriques est là pour compenser les surcoûts que demande à un salarié l’utilisation de son véhicule personnel. Elles prennent donc en compte le carburant consommé, mais aussi l’usure, l’entretien, etc… du véhicule. Les péages, eux, ne sont pas compris.
Enfin, le trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail n’est pas remboursé. Se pose alors la question du trajet Domicile -> Client -> Travail : quelle partie doit être remboursée ? La réponse n’est pas évidente : il faut établir le surcoût pour le salarié. Si il vient habituellement en transport en commun, et qu’il dispose d’un abonnement, la totalité du trajet sera remboursable. Si il utilise son véhicule, la distance à rembourser sera logiquement (la distance totale du parcours) – (la distance Domicile -> Travail).
Comment calculer une indemnité kilométrique ?
Le contrat de travail peut prévoir un barème spécifique pour les IK. En dehors de disposition à cet effet, c’est le barème fiscal officiel qui s’applique. Sinon, votre outil de gestion de notes de frais devrait pouvoir vous les calculer automatiquement.
